Contents
Литература
Введение
В данной статье приводятся основные тезисы, которые можно вычленить из глав этой книги. Я очень рекомендую приобрести данную книгу и полностью ознакомиться с ее содержанием.
Почему на моем сайте, который предназначен для бизнес-аналитиков и системных аналитиков, существует этот раздел?
McKinsey — знак качества в сфере консалтинга: всем известно, как сотрудники Фирмы блестяще решают чужие бизнес-проблемы. А можете ли вы сами справиться с трудностями в своей организации, применяя их секреты? Или нужно обязательно приглашать команду из McKinsey? Опросив несколько сотен своих экс-коллег (бывших сотрудников Фирмы), успешно применяющих теперь ее техники в других организациях, авторы пришли к выводу, что многое можно осилить самостоятельно. В этой книге они предлагают инструменты McKinsey, овладев которыми вы почувствуете себя «немного маккинзиевцем» и принесете большую пользу своей компании. Рекомендуется к прочтению бизнес-консультантам, руководителям и менеджерам, которым приходится решать проблемы и реализовывать решения на практике.
Так как бизнес-аналитики и системные аналитики в своей работе сталкиваются с различными сложными проблемами, то я считаю, что данная книга будет хорошим дополнением к знаниям любого специалиста в сфере бизнес-анализа.
Краткое описание всех разделов
Структурирование проблемы: структурирование вопроса, построение его схемы, архитектура, визуализация с помощью ментальных карт или дерева вопросов. Очень полезный инструмент для приведения в порядок всех имеющихся данных. Организовывает и создает порядок, систематизирует материал. За структурой-схемой уже потом видна система, зная принцип работы которой, можно достроить недостающие звенья. Выдвижение гипотезы и проверка ее с помощью дерева вопросов.
Разработка анализа: выработать план анализа, найти ключевые факторы, увидеть картину целиком, расставить приоритеты, использовать метод триангуляции (нахождение третьего неизвестного по координатам известных двух).
Сбор данных: факты — самое главное. ищите главные факты- это основное в стратегии исследования. Интервью — это тот метод, который дает огромное количество фактов, главное правильно сформулировать вопрос. Прекрасные советы по проведению исследовательского интервью. Управляйте знаниями. Добытые вами факты должны быть легко и быстро доступны всем заинтересованным лицам.
Интерпретация результатов. Правило 80/20. 20% анализируемых примеров создадут 80% изучаемого результата. Всегда помните о цели исследования.
Презентация идей. В основе презентации должна быть структура. Та самая, о которой говорилось в первой главе. Все заключения давать в начале презентации. Будь проще. Планируйте.
Управление командой. Формируйте команду под проект, цените разнообразие способностей. Способствуйте коммуникации в команде, создавайте и развивайте отношения в команде. Проводите регулярную оценку результатов деятельности команды.
Управление клиентом. определите своего клиента и узнайте чем он дышит. Создавайте условия для внедрения вашего решения у клиента. Вовлекайте клиента в процесс, но четко разграничивайте время, место, обязанности двух сторон, помните о границах.
Управление собой.Свобода от иерархии. Планирование. Знайте свои возможности и делегируйте. Уважайте свое личное время.
Модель стратегического решения проблем
Структурирование проблемы
Структурирование
Правила для структурирования бизнес-проблем
Соблюдайте принцип МЕСЕ. Концепция МЕСЕ (аббревиатура от Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive — «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие») — это базовый принцип мышления в McKinsey. Он заключается в том, чтобы разделить проблему на отдельные непересекающиеся вопросы и убедиться, что при этом не упущено ничего из того, что относится к вашей проблеме.
Не изобретайте велосипед. На основе своего опыта McKinsey разработала множество схем, которые помогают ее консультантам быстро обрисовать многие распространенные в бизнесе ситуации. Если у вашей организации уже есть собственные схемы, по возможности пользуйтесь ими; если еще нет, то развивайте собственный инструментарий решения проблем.
Каждый клиент уникален. Схемы — не панацея. Каждый клиент уникален. Стараясь просто подогнать проблемы каждой организации под соответствующие схемы, вы далеко не уйдете. Бывшие сотрудники убедились в правильности этого урока на своем опыте после Фирмы.
Структурированное мышление
Структурированное мышление — важное орудие для решения проблем в арсенале любого бизнесмена.
Вы должны понять, что структурирование существует не в вакууме; нужно использовать его с определенной целью. А в контексте решения бизнес-проблем ваша цель — создать порядок из хаоса.
Структурирование — лишь начало. Далее необходимо выдвинуть сильную гипотезу, выполнить нужные виды анализа, сделать выводы и организовать эффективную презентацию.
Логическое дерево — это лишь одна из множества схем, используемых консультантами McKinsey, но особенно популярная. Как любая схема, она помогает разобраться в путанице сложной проблемы и создать порядок из хаоса, выстроив некое упрощенное представление о происходящем.
Выдвижение гипотезы
Принципы выдвижения гипотезы:
Решайте проблему на первой же встрече. Анализ фактов с намерением подтвердить или опровергнуть первичную гипотезу — гораздо более действенный способ, чем поочередный анализ этих фактов в поисках неизвестного ответа. Гипотеза дает своего рода карту для решения проблемы; следуя ей, вы будете задавать правильные вопросы и выполнять правильные виды анализа. Хорошая гипотеза экономит время: если вы пойдете по неправильному пути, она быстро укажет тупики и позволит вернуться к главному. Начальная гипотеза создается консультантом на основе ограниченного набора фактов, без значительных дополнительных исследований. Если вы не имели опыта работы с данной отраслью, вам может понадобиться несколько часов на изучение отраслевых публикаций и годовых отчетов; если же вы «в теме», то достаточно будет записать несколько предварительных соображений. В идеале затем вы потратите час-два на встречи с коллегами по команде и выработку вероятных ответов на проблему.
Следующий шаг — решить, какие виды анализа выполнить и какие вопросы задать для подтверждения или опровержения своей гипотезы. Здесь вам поможет дерево вопросов — вид логического дерева, где каждая ветвь (аспект или вопрос) помогает заполнить разрыв между структурированием и гипотезой. Каждый вопрос, возникший в связи со схемой, как правило, можно разбить на подвопросы, а те, в свою очередь, подвергнуть еще более мелкому дроблению. Таким образом, дерево вопросов — это просто визуальное представление организованной по принципу МЕСЕ последовательности вопросов и подвопросов. Отвечая на них, вы сможете быстро определить обоснованность вашей гипотезы.
Хорошо подготовьтесь. Команды McKinsey разрабатывают и тестируют начальные гипотезы в ходе мозговых штурмов. Однако для мозгового штурма в стиле McKinsey требуется, чтобы все члены команды пришли на встречу подготовленными, усвоив все известные факты и обдумав следствия из них. Процесс пойдет быстрее, если участники придут с уже выработанными начальными гипотезами, чтобы команда смогла обсудить их; но это не обязательное условие. Главное — никто не должен думать, что знает ответ. Каждый должен быть готов учиться.
Освободитесь от предубеждений. Цель мозгового штурма — выработать новые идеи. Оставьте свои предубеждения за дверью. У всех участников должна быть возможность высказаться и поделиться знаниями. Чтобы мозговые штурмы были успешными, следуйте нескольким важным правилам. Во-первых, нет плохих идей. Во-вторых, не существует глупых вопросов. В-третьих, будьте готовы «убить» свою идею (если команда справедливо раскритикует ее). В-четвертых, знайте, когда закончить: не затягивайте мозговой штурм, иначе он станет неэффективным. И напоследок самое важное: фиксируйте ход штурма на бумаге.
Помните, что настоящей проблемой может оказаться не та, которая лежит на поверхности. У каждого консультанта возникает соблазн поверить на слово клиенту, который «диагностировал» собственную проблему. Не поддавайтесь этому соблазну. Как пациенты не всегда правильно истолковывают свои симптомы, так и менеджеры иногда ставят неверный диагноз «болезни» своей организации. Единственный способ определить правильность предположений клиента — копать глубже, задавать вопросы и выявлять факты. Проявив некоторый скептицизм в самом начале, впоследствии вы сможете избежать многих разочарований. Более того, вы окажете клиенту большую услугу, найдя реальную проблему, даже если истина ему не понравится.
Сформировав сильную начальную гипотезу, вы сможете более эффективно решать проблему. Но сначала нужно эту гипотезу выработать и протестировать. Так как это нужно делать в начале процесса решения проблемы, меньше полагайтесь на данные (ведь на тот момент их еще немного), а больше — на интуицию. Возьмите известные вам факты, прислушайтесь к голосу интуиции и подумайте, каковы наиболее вероятные ответы на ваши вопросы. Заметим, что самый вероятный ответ — не обязательно правильный, но он представляет собой хорошую отправную точку.
Дерево вопросов (серия вопросов, на которые нужно ответить, чтобы подтвердить или опровергнуть гипотезу) — более развитая версия логического дерева (которое по сути представляет собой просто иерархическую группировку элементов). Дерево вопросов заполняет разрыв между структурированием и гипотезой. Каждый вопрос, возникший в связи со схемой, обычно можно разбить на подвопросы, а те, в свою очередь, — тоже. Эта визуализированная последовательность вопросов и подвопросов позволяет сформировать гипотезу и создает «дорожную карту» анализа. Дерево вопросов также позволяет очень быстро исключить тупиковые ветви в ходе анализа, так как ответ на любой вопрос сразу же отсекает ложные пути.
Составляя дерево вопросов, группируйте возникающие вопросы по принципу МЕСЕ. Для начала разберитесь, какие вопросы являются определяющими — то есть должны соответствовать реальности, чтобы гипотеза оказалась верной.
Разработка анализа
Найдите ключевые факторы. Успех большинства компаний зависит от ряда факторов, но не все они одинаково важны. В условиях ограниченного времени и ресурсов вы не можете позволить себе такую роскошь, как подробное изучение всех аспектов проблемы. Вместо этого разберитесь, какие факторы являются ключевыми, и сосредоточьтесь на них. Копайте прямо к корням проблемы, а не вникайте до мелочей в каждый ее элемент без исключения.
Старайтесь увидеть всю картину. Пытаясь решить сложную, запутанную проблему, вы легко можете потерять свою цель среди миллиона задач, которые нужно решить прямо сейчас. Когда вы чувствуете, что они накрывают вас с головой, сделайте мысленный шаг назад и разберитесь, чего вы пытаетесь достичь. Спросите себя, какое место в этой картине занимает выполняемая сейчас вами задача. Она помогает вашей команде продвинуться к своей цели? Если нет, то вы теряете драгоценное время.
Не пытайтесь вскипятить океан. Работайте не больше — работайте умнее. В условиях сегодняшнего изобилия данных можно всесторонне анализировать выбранный аспект проблемы. Но вы только потеряете время, если эта кропотливая работа не является ценным вкладом в процесс решения проблемы. Продумайте, какие виды анализа вам действительно нужны, чтобы подтвердить или опровергнуть свою гипотезу; выполните их и двигайтесь дальше. Скорее всего, вы не можете позволить себе роскошь делать что-то сверх самого необходимого.
Иногда вы должны дать решению прийти самому. У любого правила есть исключения. Не всегда возможно сформировать начальную гипотезу; в этом случае вам придется полностью полагаться на анализ фактов, чтобы постепенно найти путь к конечному решению. Старайтесь, чтобы гипотеза определяла анализ. При планировании анализа вам придется найти нужный баланс между интуицией и поиском фактов. Интуицию обязательно должен дополнять анализ фактов, чтобы основание для ваших решений было прочным. Еще один способ сосредоточиться на нужных вещах — постоянно помнить о конечной цели.
Правильно расставьте приоритеты. Когда к заключению требуется прийти в сжатые сроки, а ресурсы для решения проблемы ограниченны, нужно разобраться, какие виды анализа жизненно необходимы, а какие — просто «гарнир». Здесь, как и в самом начале работы, вы должны разобраться, чего не надо делать. Когда направление задано гипотезой, вы легко избежите лишней работы. Сосредоточившись на самых выигрышных видах анализа и избегая ненужных, вы сможете многое успеть за краткий срок.
Забудьте об абсолютной точности. Мы подчеркиваем важность анализа фактов в принятии бизнес-решений. Поэтому может показаться, будто мы противоречим самим себе, говоря, что вам не нужна точность результатов анализа. Но правда в том, что бизнес по большей части не точная наука, в отличие от физики или математики.
Применяйте к трудным проблемам метод триангуляции. В геодезии и картографии триангуляция — метод определения точного местоположения неизвестной точки путем выполнения измерений с двух известных. Вы можете прибегнуть к аналогичной технике, когда у вас очень мало информации о проблеме (а в бизнесе так бывает очень часто). В какой-то момент вы столкнетесь с вопросом, который на первый взгляд не имеет ответа. Причины бывают разные: например, нужные данные являются коммерческой тайной вашего злейшего конкурента, или вы идете по совершенно новому пути в своей отрасли, или что-то еще превратило этот вопрос в такой крепкий орешек. Не отчаивайтесь. Скорее всего вы сможете придумать какие-то виды анализа, которые позволят нащупать хотя бы вероятные рамки ответа. Опять-таки, если вы идете в верном направлении и правильно определили примерный порядок величины, скорее всего этого будет достаточно для решения.
Рабочий план
Разрабатывая свой анализ, помните о его конечном продукте: своем рабочем плане. Полный рабочий план включает все вопросы и подвопросы, которые были определены при структурировании начальной гипотезы. По каждому из них вы должны перечислить следующие элементы:
• ваши предположения относительно ответа;
• виды анализа, которые должны подтвердить или опровергнуть эти предположения (в порядке приоритетности);
• данные, которые нужно проанализировать;
• вероятные источники данных (например, результаты переписи населения, проведения фокус-групп, интервью);
• краткое описание вероятного результата данного этапа анализа;
• имя сотрудника, ответственного за данный этап (вы или участник вашей команды);
• сроки получения результатов.
Сбор данных
Выбор стратегии и инструментов исследований
Принципы исследований:
Факты — ваши друзья. В McKinsey решение проблем строится на основе анализа фактов. Факты компенсируют консультанту опыт и интуицию, которых у него еще нет, в отличие от руководителя компании-клиента, много лет проработавшего в своем бизнесе. Факты также помогают консультанту показать, что он разбирается в своем деле, и тем самым завоевать доверие клиента. Вместе с тем факты обладают такой силой, что многие бизнесмены их боятся; но, «пряча голову в песок», они в лучшем случае отсрочат неизбежное.
Не принимайте ответ «У меня нет идей». У людей всегда есть идеи, если копнуть глубже. Задайте несколько целенаправленных вопросов, и вы изумитесь тому, сколько они на самом деле знают. Услышав от кого-то ответ «У меня нет идей», не спешите сдаваться. Скорее всего, у собеседника просто нет времени, он не уверен в себе или, что хуже всего, ленится думать. Ваша задача — понять причину сопротивления и действовать соответственно.
Помните: «У меня нет идей» — ответ, который вы не должны принимать ни от других, ни от себя. Подумав получше, вы поймете, что знаете что-то или по крайней мере сможете обнаружить нужные данные.
Некоторые конкретные советы о проведении исследований. Вот три эффективные техники McKinsey, которые усовершенствуют ваши исследования:
1) начните с годового отчета;
2) ищите все, что выходит за границы обычного;
3) ищите лучшие практики.
Ежегодный отчет компании-клиента — богатый источник информации о ней; обязательно прочтите «Сообщение для акционеров» или «Отчет СЕО».
Анализ необычного (часто компьютерный) — инструмент для выделения ключевых возможностей компании и последующего их изучения. Этот метод заключается в том, чтобы вычислять соотношения или сравнивать ключевые показатели (например, продажи каждого продавца по регионам), уделяя особое внимание лучшим и худшим. И наконец, хотя термин «лучшие практики» (модный в бизнесе 1990-х) уже, наверное, набил оскомину, все равно всегда есть чему поучиться у конкурента или другой эффективной организации, даже из другой отрасли.
Определите, насколько ваша организация ориентируется на данные. Культура McKinsey ориентирована на факты: высказываемые позиции обязательно должны подкрепляться данными, причем как во внутренней коммуникации (с сотрудниками), так и во внешней (с клиентами). Первый шаг к улучшению сбора данных в вашей организации — честно оценить ситуацию. Базируется ли культура вашей компании на фактах? Подкрепляют ли ваши коллеги свои идеи данными? Ссылаются ли те, кто принимает решения, на доказательства своего выбора?
Продемонстрируйте силу надежных фактов. Тщательнее продумав сбор данных, вы сможете получить надежные результаты и сделать глубокие выводы (до которых иначе могли бы и не дойти); учитывая мощную фактологическую базу, вы можете быть уверенными в их точности. Больше полагаясь на факты, вы сможете увеличить воздействие своего анализа и рекомендаций на организацию.
Постройте нужную инфраструктуру. В McKinsey консультанты пользуются внутренними исследованиями, отраслевыми отчетами, отчетами аналитиков, данными переписей населения и т.д. Определите ключевые источники той информации, которая наиболее важна именно для вашей организации, и потратьте столько, сколько необходимо для постоянного доступа к ней, — естественно, в рамках вашего бюджета.
На базе исследований сделайте глубокие выводы, которые раньше были невозможны (именно такова цель эффективного сбора данных). Выделите время на то, чтобы узнать, что действительно важно для главных целей вашей компании — например, прибыльности и роста продаж. А потом соберите нужные факты и поделитесь выводами.
Вложите средства в привлечение специалистов по исследованиям и дайте им все полномочия по приобретению нужных периодических изданий и отчетов, которые помогут потом сотрудникам принимать решения. Контролируйте расходы: отслеживайте использование материалов и оценивайте их пользу. Необходимо не только финансирование собственно проекта, но и правильные элементы культуры организации, в том числе стимулирование активного использования данных.
Проведение интервью
Интервью играют большую роль в работе McKinsey. Они задействованы во всех проектах Фирмы, так как не только приносят первичные данные, но и помогают найти прекрасные источники вторичных. Но интервью ценны не только как метод сбора информации — помимо этого они помогают тестировать идеи и убеждать слушателей.
При проведении интервью важно подготовиться и проявлять вежливость. Правила для подготовки и проведения интервью:
Готовьтесь: пишите предварительный план. Составьте письменный перечень желаемых вопросов в том порядке, в котором вы их планируете задать. План необходим по двум причинам. Во-первых, записывая свои мысли на бумаге, вы будете вынуждены их организовать. Во-вторых, план помогает и собеседнику подготовиться к разговору. Ваш план должен быть кратким: три-четыре важнейших вопроса. Ваша цель — за ограниченное время беседы получить на них ответы; все остальное — необязательный «гарнир». И не забудьте задать в конце любимый вопрос маккинзиевца: «Есть ли что-то еще, о чем я забыл спросить?» Случается, что это помогает найти «золотую жилу».
Проводя интервью, слушайте и управляйте. Консультанты McKinsey знают, как тактично, но твердо выяснить во время интервью нужные вопросы. В этом играет ключевую роль так называемое активное слушание, когда вы проявляете интерес к словам собеседника с помощью кивков и междометий; но не следует недооценивать и молчание. Пусть ваши жесты и мимика будут ободряющими. Не давайте собеседнику уклониться от темы или, что еще хуже, водить вас за нос; вежливо, но твердо не давайте ему сворачивать с нужного пути.
Семь советов для успешного интервью. У консультантов McKinsey есть много приемов проведения эффективных интервью. Вот главные:
1. Добейтесь разрешения на интервью от начальника вашего собеседника.
2. Проводите интервью парами.
3. Слушайте, а не командуйте.
4. Перефразируйте, перефразируйте, перефразируйте.
5. Используйте косвенные подходы.
6. Не задавайте слишком много вопросов.
7. Применяйте тактику Коломбо.
Большинство из них понятны без объяснений, кроме последнего. Лейтенант полиции Коломбо (в исполнении Питера Фалька) — персонаж из телесериала 70-х. Часто после окончания допроса он собирался уходить, но у двери останавливался, чтобы задать еще один вопрос — обычно решающий. Эта тактика срабатывала: многие подозреваемые в этот момент расслаблялись и выбалтывали правду. Вы можете испробовать этот подход, если вам кажется, что собеседник что-то утаивает. Кто знает, может, тогда вы раскроете дело.
Не оставляйте собеседника «голым». Некоторые люди нервничают в обстановке интервью — вы должны суметь понять эти страхи. Установите контакт с собеседником, чтобы получить нужные вам крупицы информации. Не выжимайте человека, как лимон, заставляя его жалеть о том, что он согласился на этот «допрос»; вместо этого объясните основные цели интервью и положительную роль, которую может сыграть сообщаемая им информация, а в качестве благодарности за содействие расскажите ему что-то полезное. Вы как интервьюер часто находитесь на позиции силы по сравнению с собеседником и обязаны с умом распорядиться этой силой.
Сложные интервью. Несмотря на ваш высокий уровень подготовки и внимательное отношение к собеседнику, когда-нибудь вам попадется человек, с которым просто сложно проводить интервью. Может быть, у него свои представления о сценарии разговора, и они идут вразрез с вашими. Если собеседник занял жесткую позицию, возможно, вам стоит сделать то же самое, — остается только надеяться, что он пойдет на уступки первым.
Сложным может оказаться и тип собеседника, который можно назвать «мешок с песком»: он нарочно скрывает ключевую информацию. «Мешок с песком» придется просто обойти; путь наименьшего сопротивления должен привести вас к другому источнику нужной информации. Но сложнее всего проводить интервью с человеком, который действительно рискует потерять работу из-за вашего процесса решения проблемы. К сожалению, здесь нет легкого пути; просто оставайтесь верными своему делу на благо организации в целом.
Всегда пишите благодарственные письма. Это проявление не только вежливости, но и профессионализма: благодарственные письма способны очень помочь в построении долгосрочных отношений (вспомните, как приятно самому неожиданно получить такое письмо). Часто бывает жалко времени на этот вежливый жест, потому что мы все время куда-то спешим, особенно в век «новой экономики» с электронными и беспроводными средствами коммуникации. Не торопитесь; вы получили то, чего хотели, теперь просто поблагодарите.
Структурируйте интервью. Очень важно еще до интервью разобраться, что именно нужно узнать. Если вы не хотите застать собеседника врасплох, заранее ознакомьте его с планом интервью. И обязательно делайте заметки во время разговора, а потом расшифровывайте и понятно записывайте их.
Умейте слушать. Активное слушание означает, что интервьюер поощряет и направляет ответы собеседника, посылая ему вербальные и невербальные сигналы. Кивки, скрещивание рук и выражение лица играют в интервью более важную роль, чем вы думаете. Если вы действительно уделяете внимание интервью, эти вещи должны происходить естественно. А если чувствуете, что приходится «выдавливать» эти сигналы из себя, то, наверное, интервью нужно было закончить минут пятнадцать назад.
Проявляйте внимательность и тактичность. Некоторые считают, что из собеседника нужно выжать всю информацию до последней капли; на наш взгляд, это неправильно. Мы предлагаем действовать иначе. Попытайтесь наладить контакт с собеседником. Отнеситесь к интервью как к возможности завести новое знакомство и активно вовлечь человека в решение проблемы. Ведь этот двусторонний процесс — нечто гораздо большее, чем простая передача информации в одном направлении. Позволив собеседнику стать вашим партнером, вы сможете развить эти отношения. Избегайте деликатных вопросов в начале интервью. Помните и о личных целях, которые есть у всех, с кем вы встречаетесь: сотрудников, клиентов и конкурентов. Многие, возможно, надеются с вашей помощью реализовать свои замыслы или хотя бы значительно продвинуться в этом направлении. Иногда их цели противоречат вашим; вы как интервьюер должны предвидеть такие ситуации и иметь план на такой случай. Например, иногда вы можете согласиться оказать собеседнику поддержку (если это не идет вразрез с вашими установками). По крайней мере дайте ему понять, что вы входите в его положение, и избегайте вопросов, которые могут вызвать ненужные разногласия.
Есть еще две возможности проявить дисциплинированность в отношении интервью: общение до интервью и работа с собеседниками — после. Вы должны заранее послать будущему собеседнику план интервью (хотя бы предположительный). Если вы посылали его более чем за неделю до назначенной даты проведения интервью, то стоит сделать это еще раз при подтверждении встречи. Так собеседник сможет подготовить ответы и определить, какие вспомогательные материалы могут оказаться полезными. После интервью запишите полученные данные и передайте эти документы собеседнику, чтобы убедиться, что правильно его поняли, и устранить все недоразумения.
Управление знаниями
Что такое управление знаниями? Во-первых, нужно сказать, что знания — это не данные или информация. Данные — это просто факты, наблюдения за происходящим и цифры. Информация — это какой-либо синтез данных. А знания — это сочетание информации, опыта и понимания контекста в процессе создания добавленной стоимости.
Знания до поры до времени остаются в сознании людей (в таком случае мы называем их некодифицированными), а затем ими можно делиться с другими путем обсуждений или документирования (и в этот момент знания становятся кодифицированными). Управление знаниями — это систематический процесс, с помощью которого организация максимизирует ценность имеющихся у нее некодифицированных и кодифицированных знаний. В целом это означает, что кодифицированные знания зафиксированы в базах данных или документах.
В McKinsey считают, что даже лучшие технологии Управления знаниями способны зафиксировать лишь малую часть знаний, которыми в действительности обладает фирма. Поэтому реального успеха достигнет та стратегия, которая выйдет за пределы технологии, чтобы зафиксировать ценный опыт, «гуляющий» по коридорам компании, и извлечь из него самое ценное.
Центральный принцип управления знаниями в McKinsey таков: не изобретайте велосипед. Над какой бы проблемой вы ни работали, существует вероятность того, что кто-то уже делал нечто подобное. McKinsey понимает, какую ценность представляет сбор и использование этого опыта, и прилагает большие усилия для его кодификации. В Фирме ведется две основных базы данных. Одна называется PD-Net и содержит предыдущие отчеты, составленные и «вычищенные» для использования консультантами McKinsey; можно сказать, что это база данных «о чем-то». Другая база данных — справочник по всем экспертам Фирмы в различных отраслях и областях практики; назовем ее базой данных «о ком-то». Пользователи любой из этих баз могут сортировать данные по отраслям, времени, экспертам, представительствам и ряду других критериев.
Схема факторов, влияющих на Управление знаниями:
Блок «Инфраструктура» относится к планировке представительств и отделов, организационной структуре и самой программе Управления знаниями в компании (включая высших руководителей). Если говорить о McKinsey, то в каждом ее представительстве есть обширная сеть специалистов в области информации, которые могут оказать немедленную помощь командам, стремящимся ознакомиться с новыми областями и отраслями. «Технология» представляет конкретные стратегии, с помощью которых можно наиболее эффективно кодифицировать данные и делиться ими. Одна из самых распространенных технологических платформ Управления знаниями — внутренняя сеть компании. Но с любой технологической платформой приходится решать задачу: как постоянно поддерживать актуальность и высокое качество содержащихся в ней данных. В центре треугольника на схеме — слова «бизнес-результаты»; они напоминают, что критерий успешности любых усилий по Управлению знаниями — их влияние на финансовые результаты организации.
Развивайте культуру быстрого реагирования. Мы определяем культуру как сочетание общих ценностей и предположений сотрудников относительно организации, ее событий и процессов, программ стимулирования и характера ежедневного взаимодействия среди сотрудников.
В McKinsey существует этический принцип реагирования: если любой сотрудник, даже самый младший консультант, позвонит коллеге в любую точку мира, то ему перезвонят с ответом в течение суток. Это очень помогает при сборе данных и вообще по работе.
Приобретайте знания вне организации. Приобретайте знания вне организации. Знания могут формироваться как внутри организации, так и за ее пределами. Для создания внутренних знаний нужно распределять информацию среди сотрудников с помощью обсуждений или документов, и это существенная часть любой стратегии Управления знаниями. Знания вне организации тоже важны. Как мы уже говорили, McKinsey выделяет большие средства на то, чтобы постоянно иметь доступ к новейшим наработкам как в Фирме, так и за ее пределами. Каждый проект начинается с поиска внутренней документации, а также определения необходимых внешних изданий или экспертов в данной отрасли.
Контролируйте качество данных: отсеивайте мусор на входе и на выходе. «Мусор на входе, мусор на выходе» — старая поговорка программистов. Одна из самых сложных задач при разработке полезных систем кодификации для Управления знаниями — постоянно обеспечивать доступность точных данных.
Интерпретация результатов
Консультанты McKinsey понимают, что клиенты платят не за красиво оформленные документы и «навороченные» презентации, а за дельные советы, которые создадут добавленную стоимость для их организации. Именно такие советы являются конечным результатом процесса консалтинга и, в более широком смысле, всего процесса решения бизнес-проблем.
Процесс интерпретации анализа делится на две части:
• Первая — процесс истолкования данных: вы самостоятельно или вместе с командой воссоздаете по частям картину происходящего и составляете последовательность нужных шагов.
• Вторая часть — на основе своих находок вы создаете конечный результат для внешнего применения: некий план действий.
Истолкование данных
В процессе решения проблемы вы подошли к развилке: либо результаты анализа подтверждают вашу гипотезу (тогда перейдите к следующей части этой главы), либо опровергают ее (в этом случае вернитесь к начальной гипотезе и реструктурируйте ее так, чтобы она соответствовала данным; возможно, для этого потребуется дополнительный анализ).
Принципы, используемые при анализе данных: «80/20».
Правило «80/20» — одна из великих истин в бизнесе. Согласно этому правилу, 20% анализируемых примеров создадут 80% изучаемого эффекта.
Ежедневно делайте заметки. В конце каждого дня спрашивайте себя: «Какие три наиболее важные вещи я узнал сегодня?» Отведите полчаса перед уходом с работы на то, чтобы изложить эти вещи на бумаге; красивое оформление не нужно, достаточно на скорую руку набросать диаграмму или краткий список из нескольких пунктов. Это упражнение даст толчок вашим мыслям. Вы не забудете то, что изобразили на этой диаграмме, даже если потом не будете использовать ее. Если же вы не зафиксируете свои мысли, то они изгладятся из памяти уже к моменту выхода из офиса.
Не подгоняйте факты под решение. Допустим, вы с командой сформулировали блестящую гипотезу; но будьте готовы к тому, что факты и анализ покажут вашу неправоту. В этом случае должна измениться именно гипотеза, а не факты.
Всегда спрашивайте: «Что это нам даст?». Составляя план анализа, вы должны были исключить из него все те исследования — даже очень изобретательные и интересные, — которые ни на шаг не продвинули бы вас к подтверждению или опровержению первоначальной гипотезы. Но как бы ни был хорош ваш рабочий план, вам почти неизбежно придется провести еще один отсев — после сбора данных, обработки цифр и интервью. Некоторые результаты окажутся тупиковыми: интересные факты, аккуратные диаграммы — но ничего такого, что приблизило бы вас к решению. И ваша задача — отбросить ненужные результаты. Консультант должен синтезировать из разрозненных идей, полученных в результате анализа, глубокие выводы, которые решат проблему клиента. А это получается лучше всего, когда каждый полученный результат выдерживает проверку вопросом «Что это нам даст?».
Проводите контрольные проверки. Конечно, всегда хочется как можно большей точности; однако в ситуации команд ной работы у вас как лидера команды, скорее всего, нет времени на подробную проверку всех результатов анализа. Но каждый раз, когда вам представляют какие-либо выводы и следующие из них рекомендации, вы можете провести быстрый тест, чтобы убедиться, что ответ по крайней мере правдоподобен. Задайте себе несколько целенаправленных вопросов, ответы на которые покажут, осуществима ли рекомендация и действенна ли она. Не существует единственного наилучшего способа проведения контрольной проверки, вы можете предотвратить многие проблемы, если перед окончательной презентацией зададите себе несколько критических вопросов.
Помните, что возможности анализа ограниченны. Анализ играет жизненно важную роль в процессе решения проблем в McKinsey, но в конечном итоге его возможности ограниченны. Необходимо сделать некоторые заключения на его основе, ведь данные не говорят сами за себя. Вы достигли той точки в нашей модели консалтинга, где ведущая роль переходит от данных к интуиции. Данные без интуиции — просто «сырая» информация, а интуиция без данных — лишь догадки. Но если сочетать одно с другим, вы получите прочное основание для принятия решений.
“Когда меняются факты, я меняю свое мнение” Если перенести этот принцип на процесс решения проблем в McKinsey, то получается: когда факты противоречат вашей гипотезе, вы должны менять ее, а не замалчивать факты.
Существует цикл: от гипотезы к разработке анализа, оттуда к исследованиям, потом к интерпретации результатов и затем, если необходимо, обратно к гипотезе. И только после того как вы окончательно доказали свою заключительную скорректированную гипотезу, можно сформировать конечный результат — советы клиенту.
Создание конечного результата
Формирование гипотезы, планирование работы, проведение исследований и интерпретация результатов — вся эта работа выполняется в стенах вашего офиса или кабинета команды.
В McKinsey есть принцип: убедитесь, что предлагаемое вами решение подходит клиенту.
Убедитесь, что предлагаемое вами решение подходит клиенту. Менеджмент, как и политика, — это искусство возможного. Самое прекрасное решение, основанное на анализе огромного количества данных и обещающее миллиарды долларов дополнительной прибыли, будет бесполезным, если ваш клиент или его бизнес неспособны его внедрить. Вы должны знать своего клиента — его сильные и слабые стороны, а также возможности: на что менеджмент способен, а на что нет. Вырабатывайте свои решения с учетом этих факторов.
Советы по выработке подходящего решения для клиента:
Поставьте себя на место клиента. В зависимости от вашей должности и влияния в организации, а также от ее корпоративной культуры вам, возможно, придется опираться на чужое представление об основных целях СЕО (не исключено, что на представление самого СЕО). В качестве следующего шага спросите себя, как ваши решения будут создавать добавленную стоимость для вашего клиента или организации. Какой будет выгода от каждого действия, которое вы рекомендуете? Достаточна ли она, чтобы оправдать требуемые затраты времени, сил и ресурсов? Насколько эта рекомендация полезна по сравнению с другими? Если ее потенциальные результаты невелики, то первыми должны идти другие, более многообещающие проекты. Перефразируя знаменитую цитату Джона Кеннеди, можно сказать: «Не спрашивай, что твой анализ значит для тебя; спроси, что он может значит для твоего клиента».
Осознавайте пределы возможностей клиента. Даже самая блестящая стратегия в мире вам не поможет, если ваша организация не в состоянии ее воплотить. Работая над конечным результатом, учитывайте, сможет ли клиент выполнить ваши рекомендации. Есть ли у него достаточные навыки, системы, структуры и персонал? Не прибегнут ли внешние силы (конкуренты, поставщики, клиенты, регулятивные органы) к действиям, которые сведут на нет воздействие вашей стратегии? Вы должны быть в состоянии ответить на эти вопросы, прежде чем давать рекомендацию. Ваш анализ в большинстве случаев должен быть понятен людям со стороны: тогда им будет легче принять, а потом и внедрить ваши рекомендации.
Заключение
В процессе интерпретации данных есть два компонента. У себя в организации вы постепенно воссоздаете из фактов согласованную картину, которая позволяет составить рекомендации. А для «внешнего использования» вы выбираете только необходимые факты и сочетаете их в конечном результате, с помощью которого сообщите свою рекомендацию клиенту.
Теперь вы уже увидели процесс решения проблемы с начала до конца. И мы убеждены: следуя приведенным здесь рекомендациям, вы сможете улучшить скорость принятия решений и их качество в своей организации. Но на этом ваша работа не заканчивается. Теперь вы должны сообщить свои идеи тем, кто принимает решения в вашей организации, и, возможно, всем ее сотрудникам.
Презентация ваших идей
Выработка гипотез, планирование работы, исследования и анализ привели вас к презентации; но если неправильно ее провести, вся работа пойдет насмарку.
Существует два аспекта презентации в стиле McKinsey:
• Во-первых, необходимо структурировать презентацию, чтобы максимально повысить ее воздействие на аудиторию.
• Во-вторых, необходимо использовать техники, которые помогают убедить аудиторию принять идеи.
Структурирование презентации
Структура презентации должна быть простой и логичной. Следуйте следующим правилам:
Будьте структурированы. Чтобы успешно презентовать свои идеи, вы должны вести аудиторию путем логичных рассуждений, шаг за шагом, чтобы за вами было легко следовать. Ваша презентация — проявление вашего мыслительного процесса. Четкие рассуждения требуют столь же четкой формы их подачи. И наоборот: если в мыслях царит неразбериха, то их не удастся четко структурировать.
«Лифт-тест». Иногда бывает совсем мало времени на изложение рекомендаций. Поэтому вы должны уметь ясно и четко изложить их суть клиенту за время 30-секундной поездки в лифте. Если вы прошли «лифт-тест», то вы хорошо подготовились для продажи своего решения.
Будьте проще: одна идея на диаграмму. Чем сложнее диаграмма, тем менее эффективно она передает информацию. Читатели должны моментально понять значение диаграммы, так что приложите к этому все усилия. Не стоит совмещать в одной диаграмме несколько идей, лучше перерисуйте ее для каждой идеи отдельно и выделите актуальную информацию в каждой диаграмме. Диаграммы должны быть средством передачи сообщения, а не художественным проектом. В вопросе графики Фирма всегда склонялась к консерватизму. В ее презентациях вы не увидите активного использования цвета или объемной графики — за исключением случаев, когда это необходимо для передачи идеи диаграммы.
Ваши идеи должны опираться на прочную структуру. Заглянув за внешние атрибуты презентации, мы увидим, что ее суть — в продаже. Даже если вы с командой гордитесь гениальностью своих идей и качеством всей проделанной работы, клиент, а также ваши коллеги и организация могут не разделить этого энтузиазма. Грамотно составленная презентация хорошей идеи может быть мощным инструментом изменений. Информирование всей организации о направлении движения действует как катализатор.
Если вы верно разбили свою начальную гипотезу на вопросы и подвопросы по принципу МЕСЕ (а затем скорректировали ее согласно результатам анализа), то получили готовый набросок своей презентации. Если гипотеза имела хорошую структуру, то и презентация будет иметь хорошую структуру. И наоборот: если логика презентации «хромает», то имеет смысл пересмотреть логику гипотезы. Многие из опрошенных нами бывших сотрудников McKinsey обнаружили, что это полезная проверка их мышления. Просто сведите воедино подтверждения ваших аргументов и разместите их в нужных местах дерева вопросов.
Приводите заключения или рекомендации в начале презентации. Когда заключения или рекомендации высказываются в самом начале («Мы верим в Х по причинам А, Б и В»), это гораздо легче воспринимается и производит большее впечатление, чем обобщение в конце («А верно, Б верно и В тоже верно; поэтому мы верим в Х»). Изложив свои заключения в начале презентации, вы получаете еще одно преимущество: контроль над уровнем детализации. Поставив выводы в начало, вы также поможете себе пройти «лифт-тест», суть которого, как мы уже говорили, — успеть произнести свои заключения за время поездки в лифте. И если вы следовали методу McKinsey, то ваш первый слайд — с рекомендацией и основными пунктами — и есть ответ на «лифт-тест».
Если вам не удается четко и сжато выразить свои мысли, то причин может быть две: либо вы недостаточно понимаете материал и должны лучше с ним ознакомиться; либо структуре презентации не хватает четкости и краткости, и нужно ее пересмотреть.
«Будьте проще». Ваша задача — сообщить ряд рекомендаций, а не проявить себя как художник. И хотя иногда полезно впечатлить аудиторию красивыми изображениями, все же они не должны отвлекать от сообщений, иначе вы только собьете людей с толку. На каждой диаграмме должна быть всего одна идея, которую в данный момент вы хотите донести до аудитории, и чем эта идея проще, тем лучше. Представляя данные, всегда указывайте их источники. Тогда вы сможете отвечать на вопросы, откуда взята информация. Кроме того, вернувшись к старой презентации через несколько лет, вы поймете, где найти эти источники.
Помните, что, хотя наглядные материалы важны, простого их набора недостаточно: обязательно нужна хорошая структура, чтобы их организовать, иначе у вас будет всего лишь разрозненная группа интересных фактов, не объединенных общей темой. Помните: материалы должны соответствовать логике структуры изложения, чтобы аудитория смогла понять вашу идею; ведь именно в этом и состоит смысл всех ваших действий.
Убеждение
Презентация — это всего лишь инструмент; она не является самоцелью.
Три способа восполнить недостаток информации и доверия:
• во-первых, позаботьтесь обо всем заранее — ознакомьте аудиторию с вашими находками;
• во-вторых, избегайте сюрпризов;
• в-третьих, адаптируйте презентацию к вашей конкретной аудитории.
Позаботьтесь обо всем заранее. В хорошей деловой презентации не должно быть новой информации, которая потрясет аудиторию. Прежде чем устраивать торжественную презентацию, подробно ознакомьте со своими находками людей, которые будут принимать решения по этому вопросу. Разослать этим людям выработанные вами рекомендации с просьбой сообщить их комментарии до презентации — это и есть «позаботиться обо всем заранее» в понимании McKinsey.
В таких действиях есть несколько преимуществ. Во-первых, для вас не станут неожиданностью веские возражения против предлагаемого решения. Во-вторых, вы можете заранее склонить на свою сторону людей, которые должны будут одобрить или внедрять ваше решение. В-третьих, вы получаете возможность приспособить свое решение к внутренней политике организации. И наконец, такая подготовка позволяет вам лишний раз свериться с реальностью. Все это повышает вероятность принятия и внедрения вашего решения.
Избегайте сюрпризов. В бизнесе людям не по душе сюрпризы. Мы имеем в виду не неожиданный дополнительный выходной или повышение бонуса, а новую информацию, заставляющую менять планы или процедуры. Поэтому у рискованных инвестиций — например, в акции компаний с малой капитализацией — выше ожидаемый доход, чем у надежных вложений (например, в государственные облигации). Позаботившись обо всем заранее, вы даете клиенту время свыкнуться с новыми идеями. Кроме того, такая подготовка помогает проверить ваши рекомендации, потому что люди при ознакомлении с ними могут указать вам на упущения и недоработки. Еще важнее то, что, обсуждая свои результаты вне контекста большой встречи, вы скорее убедите ответственных людей принять ваши идеи: во время встречи один на один легче объяснить свои рассуждения. Вы можете узнать, что беспокоит собеседника, и развеять эти опасения. Если он возражает против определенной рекомендации, у вас еще есть время выработать компромиссное решение. Даже если вам не удастся получить полное согласие заранее, предварительная подготовка позволит отточить аргументы.
В такой ситуации очень полезно подготовить почву, чтобы избежать препирательств по фактам каждого отдельного пункта презентации. Ваша аудитория уже будет знать, из чего вы исходите, и сможет обсуждать ваши идеи, а не данные.
Адаптируйте свою презентацию к конкретной аудитории. Это нужно делать обязательно, независимо от состава аудитории. Даже если все слушатели — ваши коллеги, они могут и не располагать вашими данными или знаниями по теме. Возможно, аудитория лучше отреагирует на определенный стиль презентации: например, если она будет более формальной, чем обычно; или будет проведена для большой аудитории, а не в узком кругу; или будет строиться на основе текстовых документов, а не в аудиовизуальном формате, и так далее. Одним нравится вникать в мельчайшие подробности, а другие хотят услышать только основные аргументы. Если вы хотите успеха вашей презентации, то изучите аудиторию, ее предпочтения и уровень подготовки. Иногда приходится даже корректировать структуру презентации. Если вы знаете, например, что ваша аудитория не любит излишних подробностей, зачем тратить на них время? Переходите сразу к заключениям.
Однако нужно знать не только симпатии и антипатии данной группы слушателей, но и их менталитет и жаргон.
Помните, что на разных языках могут говорить даже отделы одной и той же организации. Вы ведь не стали бы проводить одну и ту же презентацию, скажем, для совета директоров вашей компании и водителей грузовиков, доставляющих ее продукцию. И дело здесь вовсе не в интеллектуальных возможностях разных групп, а в том, что у каждой из них свои ожидания, цели и язык. И эти отличия требуют, чтобы вы приспосабливали свое сообщение к каждой группе.