Обследование и сотрудничество. Введение

Обследование и сотрудничество – это область знаний, описывающая задачи, в процессе выполнения которых бизнес-аналитик получает информацию от заинтересованных лиц и подтверждает результаты (обозначает желаемые результаты). Она также описывает обсуждение результатов с заинтересованными сторонами сразу, как только бизнес-аналитическая информация будет собрана.

Обследование – это выявление или получение информации от заинтересованных лиц или других источников. Это основной способ выявления требований и структуры информации, и который может включать в себя беседы непосредственно с заинтересованными лицами, тематические исследования, эксперименты или просто получение информации.

Сотрудничество – это действие двух и более людей, работающих вместе для достижения общей цели. Совместно области знаний по обследованию и сотрудничеству описывают, как бизнес-аналитик определяет и достигает соглашения во взаимопонимании по всем типам бизнес-аналитической информации. Обследование и сотрудничество никогда не выделяются в отдельную фазу бизнес анализа, скорее они продолжаются настолько долго, сколько бизнес-аналитик работает над проектом.

Обследование и сотрудничество могут быть запланированы, не запланированы, или частично запланированы. Запланированные деятельности, такие как семинары, эксперименты, и/или опросы могут быть структурированы и организованы заранее. Незапланированная деятельность случается без предупреждения, в последнюю минуту или «в момент» общения. Бизнес-аналитическая информация, извлеченная из незапланированных действий, может потребовать более глубокого объяснения в рамках запланированных мероприятий.

Извлечение бизнес-аналитической информации это не изолированная деятельность. Информация извлекается в процессе выполнения других задач, в том числе в процессе взаимодействия с заинтересованными сторонами и в процессе выполнения бизнес-аналитиком независимой аналитической работы. Извлечение может порождать дополнительные детальные обследования для заполнения пробелов или увеличения понимания сути.

Обследование и взаимодействие состоит из последовательного выполнения следующих задач:

1. Подготовка к обследованию: включает в себя подтверждение того, что заинтересованные лица располагают необходимой информацией и что они понимают суть работы, в которой сейчас будут участвовать. На этом же этапе формируется набор ожиданий результатов деятельности. Подготовка может так же включать в себя проведение исследований источников или подготовку к проведению эксперимента, для оценки приведет ли изменение процесса к улучшениям.
2. Проведение обследования: проводятся работы по выявлению потребностей заинтересованных лиц и выявление потенциальных решений, которые могут удовлетворить требования. Этот этап может включать прямое взаимодействие с заинтересованными лицами, проведение исследований или экспериментов.
3. Подтверждение результатов обследования: включает гарантирование того, что заинтересованные лица имеют понимание результатов обследования, что полученная информация записана корректно, и что бизнес-аналитик получил информацию в процессе обследования. Эта задача может включать в себя сравнение информации полученной из других источников для выявления несоответствий.
4. Сообщение бизнес-аналитической информации: заинтересованным лицам предоставляется нужная информация в нужное время. Информация предоставляется в пригодной форме, используя правильную терминологию и концепции.
5. Управление взаимодействием с заинтересованными лицами: описывает работу с заинтересованными лицами для вовлечения их в общий бизнес-аналитический процесс и подтверждения что бизнес-аналитик предоставляет необходимые результаты.

Рисунок «Диаграмма входов и выходов процесса Обследования и Сотрудничества»:

Подготовка к обследованию

Цель

Цель подготовки к обследованию – понимание цели мероприятий обследования, выбор соответствующих методик и планирование (или обеспечение) соответствующими сопровождающими материалами и ресурсами.

Описание

В процессе подготовки обследования бизнес-аналитик определяет желаемые последствия деятельности, учитывая вовлечение заинтересованных сторон и цель инициативы. Процесс включает в себя определение — какой рабочий продукт будет получен с помощью результатов обследования, решение того какие техники лучше всего подойдут для получения результата, налаживание логистики обследования, определение любых необходимых сопровождающих материалов и понимание обстоятельств способствующих взаимодействию в ходе обследования.

Входные данные

Потребности: руководство по подготовке в терминах предметной области и целей обследования. Обследование может использоваться для выявления потребностей, но в начале должны быть хоть какие-то потребности – даже если они еще не полностью выявлены или понимаемы.
Подход к взаимодействию с заинтересованными сторонами: понимание заинтересованными сторонами связи и совместной потребности помогает планировать и готовить соответствующие и эффективные мероприятия.

Рисунок «Подготовка к обследованию: Входные данные/Результат»

Элементы

Понимание области обследования

Для определения типа бизнес-аналитической информации, которая будет получена в процессе обследования, а также подходящих техник, бизнес-аналитик должен учитывать:

• Предметную область
• Общую корпоративную культуру и среду
• Расположение заинтересованных сторон
• Вовлеченных заинтересованных сторон, и динамику их групп
• Ожидаемые результаты обследования, которые они ожидают
• Практикуемые навыки бизнес-анализа
• Другие мероприятия, запланированные в дополнение к обследованию
• Стратегию или подходы к решению
• Область будущего решения и
• Возможные источники бизнес-аналитической информации, которые могут вылиться в отдельное обследование

Понимание области обследования позволяет бизнес-аналитику реагировать, если в процессе обследования произойдет отклонение от намеченного плана. Это также позволяет ему узнавать, когда люди или материалы не доступны во времени, и тогда обследование завершается.

Выбор техники обследования

В большинстве случаев, множество техник используется в процессе обследования. Техники используются в зависимости от стоимости и выделенного времени, типа источника бизнес-аналитической информации и их доступности, культуры организации, а также желаемых результатов. Бизнес-аналитик может также выступать фактором в потребностях заинтересованных сторон, их доступности и их расположении (совместном или разделенном). Выбор правильных техник уверенность в корректном выполнении каждой техники — это чрезвычайно важно для успеха обследования. Когда проводится выбор техники, бизнес-аналитик рассматривает:

• Техники, использованные в подобных случаях
• Техники специфичные для данной ситуации и
• Задачи требующие подготовки, выполнения и завершения в рамках каждой техники

В процессе изменения ситуации бизнес-аналитик может потребоваться изменить первоначальные выбранные техники на более подходящие. Глубокое понимание различных техник, делает возможным для бизнес-аналитика их адаптацию к обстоятельствам.

Планирование логистики

Логистика – это запланированные приоритеты в обследовании. Логистика каждого обследования включает определение:

• Цель деятельности
• Участников и их роль
• Расписание ресурсов, включая людей, комнаты и инструменты
• Место проведения
• Каналы коммуникации
• Техники
• Язык, используемый заинтересованными сторонами (устный или письменный)

Логистика может включать создание повестки дня, если заинтересованные стороны участвуют в обследовании.

Обеспечение сопровождающими материалами

Бизнес-аналитик определяет источники информации необходимые для проведения обследования. Там может быть множество информации для проведения обследования включая людей, системы, исторические данные, материалы и документы. Документы могут включать в себя существующие системы документов, связанные бизнес-правила, политики организации, стандарты и контракты. Сопроводительные материалы могут также появляться в процессе аналитической работы, например версии аналитической модели (см. определения и модель требований). Бизнес-аналитики обеспечивают или создают материалы и инструменты по необходимости. Если планируется использование новых инструментов, оборудования или техник, может потребоваться дополнительное планирование экспериментов в обследовании.

Подготовка заинтересованных сторон

Бизнес-аналитику может потребоваться обучить заинтересованные стороны тому, как работают техники обследования или какая информация требуется. Может быть полезным объяснить технику обследования заинтересованной стороне не вовлеченном в деятельность для того, чтобы помочь ему понять значимость и актуальность выявляемой информации. Если заинтересованные лица чувствуют, что обследование не соответствует их личным целям, не понимают цели обследования или путаются в процессе, они могут избегать или осложнять процесс обследования. В подготовке обследования бизнес-аналитики должен убедиться что они понимают все потребности заинтересованных лиц.
Бизнес-аналитик может подготовить заинтересованные стороны к опросу, потребовав предварительного знакомства с сопровождающими материалами для проведения обследования как можно более эффективно. Повестка совещания также может дополнительно подготовить заинтересованные стороны к обследованию и настроить их на нужный лад.
Обследование через исследование может быть выполнено в одиночку бизнес-аналитиком, и не требует подготовки других заинтересованных сторон.

Правила и инструменты

• Подходы бизнес анализа: набор общих стратегий, используемых в бизнес-аналитической работе. Они включают в себя общую методологию, типы заинтересованных сторон и методы их вовлечения, список заинтересованных сторон, время на работу, ожидаемый формат и уровень детализации результатов исследования и определение сложностей и неопределенностей.
• Цели бизнеса: описывают желаемое направление, необходимое для достижения будущего состояния. Они могут быть использованы для планирования и подготовки событий обследования и разработки сопровождающих материалов.
• Существующая бизнес-аналитическая информация: позволяет лучше понимать цель обследования и помогает подготовиться к обследованию.
• Потенциальная выгода: описывает ценности которые должны быть реализованы в будущем состоянии и которые могут быть использованы для формирования событий обследования.

Техники

• Мозговой штурм (Brainstorming): используется для совместного выявления и нахождения консенсуса о том, какие ресурсы бизнес-аналитической информации стоит использовать и какие техники обследования могут быть эффективны.
• Глубокий анализ данных или интеллектуальный анализ данных (data mining): используется для получения информации или паттернов, которые потребуют дальнейшего исследования
• Анализ документов используется для определения источников-кандидатов для включения в поддерживающие материалы
• Оценка: используется для оценки времени необходимого для обследования и связанной с ним цены обследования
• Интервью: используется для выявления вопросов о планируемом обследовании и может быть использовано для вынуждения руководство к их разрешению
• Ассоциативные карты (mind mapping): используется для совместного выявления и нахождения консенсуса о том, какие ресурсы бизнес-аналитической информации стоит использовать и какие техники обследования могут быть эффективны
• Анализ рисков и менеджмент: используется для выявления оценки и управления условиями или ситуациями которые могут нарушать обследование или которые могут повлиять на результаты обследования. Планы обследования должны составляться с тем чтобы избежать, или смягчить самые серьезные риски.
• Список заинтересованных сторон, карта или люди: используется для определения того, кто должен проводить консультации пока готовится обследование, кто должен участвовать в мероприятиях, и соответствующие роли и должности заинтересованных сторон.

Заинтересованные стороны

• Эксперт предметной области. Составляют сопровождающие материалы, такие как руководства о том, какие другие ресурсы бизнес-аналитической информации следует использовать. Может помочь с организацией исследования, эксперимента и облегчением обследования.
• Проектный менеджер. Гарантирует, что соответствующие люди и ресурсы будут доступны в процессе обследования
• Спонсор. Имеет право одобрить или отказать запланированному мероприятию обследования, разрешают и требуют участия конкретных заинтересованных сторон.

Результаты

• План обследования. Используется в каждом мероприятии обследования. Включает в себя логистику, область обследования, мероприятия, выбранные техники и сопровождающие материалы.

Проведение обследования

Цель

Цель проведения обследования — это извлечение, объяснение и идентификация информации отвечающей изменениям.

Описание

Здесь представлено три общих типа обследования:

• Сотрудничество: включает в себя прямое взаимодействие с заинтересованными сторонами, и опирается на их опыт, знания, и суждения.
• Исследование: включает в себя систематическое изучение информации из материалов или источников, которые напрямую не затрагивают заинтересованных в изменениях сторон. Заинтересованные стороны могут все еще участвовать в исследовании. Исследование может включать в себя анализ исторических данных для выявления трендов или прошлых результатов.
• Эксперимент: включает в себя получение информации, которая была бы не известна без определенного рода контролируемых тестов. Некоторая информация не может быть получена от людей или документов – поскольку не известна. Эксперимент может помочь получить такого рода информацию. Эксперимент включает в себя наблюдение, доказательства концепции и прототипирование.

Одна или несколько техник обследования может быть использована для получения ожидаемого результата в рамках обследования.

Заинтересованные стороны могут взаимодействовать в обследовании посредством:

• Непосредственного участия в обследовании
• Поиска, исследования и предоставления обратной связи по документам, системам, моделям и интерфейсам

Входные данные

• План обследования. Включает в себя запланированные мероприятия, техники, логистику (на пример: даты, время, месторасположение, ресурсы, повестку дня), пространство обследования и доступные вспомогательные источники информации.

Рисунок «Проведение обследования входные данные/результат»:

Элементы

Правила обследования

Понимание предлагаемых представлений бизнес-аналитической информации, определенное на этапе планирования, помогает убедиться в том, что обследование сфокусировано и получаемая информация обладает нужным уровнем детализации.

Этот принцип применяется к каждому действию обследования на протяжении всего этапа и может меняться на в зависимости от конкретного мероприятия. Для того чтобы облегчить достижение результатов, бизнес-аналитики учитывают:

• Цели обследования и повестку дня
• Пространство изменений
• Какие форма результата должны быть получены
• Какие другие представления результатов должны быть поддержаны
• Как результат соотносится с тем, что уже известно
• Кто предоставляет информацию
• Кто использует информацию
• Как используют информацию

Большинство из них определяется на этапе планирования обследования (см. подготовку к обследованию), но они так же важны в процессе выполнения обследования для сохранения направления и достижения цели. На пример, заинтересованные лица могут дискутировать о том, что выходит за область обследования, и бизнес-аналитику необходимо распознать этот момент для определения следующего шага: или признать это направление и продолжать, или направить беседу в другое русло.
Бизнес-аналитик также использует информацию для определения, когда он получил достаточно информации и стоит остановить обследование.

Фиксирование результатов обследования

Проведение обследования часто итеративно и состоит из нескольких сессий (параллельно или последовательно) в соответствии с областью обследования. (см. подготовка к обследованию). Если обследование не запланировано, результат фиксируется и интегрируется в собственные запланированные результаты.
Фиксирование результата обследование помогает убедиться что информация, полученная в процессе обследования записана для последующего использования.

Правила и инструменты

• Подходы бизнес-анализа. Влияют на то, как будет выполнятся каждый из шагов обследования, определяет типы выводов которые будут необходимы на основе применяемого подхода.
• Существующая бизнес-аналитическая информация. Может направлять вопросы поставленные в процессе обследования и конкретного подхода, чтобы добыть информацию из заинтересованных сторон.
• Подход к взаимодействию с заинтересованными сторонами. Подход используется повышения эффективности при проведении взаимодействия и коммуникации.
• Сопровождающие материалы. Включают в себя любые материалы, подготовленные бизнес-аналитиком и участниками до начала обследования, а так же любую информацию, инструменты или оборудование, используемые в процессе обследования.

Техники

• Оценка/бенчмаркинг и рыночный анализ (Benchmarking and Market Analysis) используется как источник бизнес-аналитической информации для сравнения конкретных процессов, систем, продуктов, сервисов или внешней структуры, например похожая организация или промышленная ассоциация. Анализ рынка используется для определения желаний потребителя и предложений конкурентов.
• Мозговой штурм (Brainstorming): используется для генерации множества идей внутри группы заинтересованных сторон в короткий период, а так же их организации и приоретизации.
• Анализ бизнес-правил (Business Rules Analysis) используется для определения правил которые влияют на решения в организации и которые определяют, ограничивают или делают возможным операционную деятельность организации.
• Совместные игры (Collaborative Games) используется для выработки лучшего понимания проблем или симуляции созданного решения.
• Моделирование концепции (Concept Modelling) используется для идентификации ключевых терминов и идей, имеющих важное значение, и отношений между ними.
• Глубокий анализ данных (Data Mining) используется для выявления релевантной информации и паттернов
• Моделирование данных (Data Modelling) используется для понимания внутренних отношений в процессе обследования
• Анализ документов (Document Analysis) используется для экспертизы существующих систем, контрактов, бизнес-процедур и политик, стандартов и нормативно-правовых актов.
• Фокус-группы (Focus Groups) используются для выявления и понимания идей и отношений от группы.
• Анализ интерфейсов (Interface Analysis) используется для понимания взаимодействия и характеристик взаимодействия между двумя сущностями, такими как две системы, две организации, двое людей или две роли.
• Интервью (Interviews) используется для выявления потребностей, проблем или возможностей путем задавания вопросов заинтересованным сторонам.
• Ассоциативная карта (Mind Mapping) используется для генерации множества идей внутри группы заинтересованных сторон в короткий период, а так же их организации и приоретизации
• Наблюдение (Observation) используется, чтобы разобраться, как работа в настоящее время делается, возможно, в разных местах и в разных обстоятельствах
• Анализ процессов (Process Analysis) используется для понимания текущих процессов и для идентификации возможностей для улучшения этих процессов.
• Моделирование процессов (Process Modelling) используется для извлечения процессов вместе с заинтересованными сторонами в процессе обследования.
• Прототипирование (Prototyping) используется для извлечения и проверки потребностей заинтересованных лиц через интерактивный процесс с созданием модели требований или дизайна.
• Опросники (Survey or Questionnaire) используются для извлечения бизнес-аналитической информации, включая информацию о потребителях, продукте, рабочих практиках и отношениях, от группы людей, в структурированном виде и в относительно короткий период
• Семинар (Workshops) используется для извлечения бизнес-аналитической информации, включая информацию о потребителях, продукте, рабочих практиках и отношениях, от группы людей в совместной работе. Облегченный путь.

Заинтересованные стороны

• Потребители/Клиенты/Заказчики. Поставляют бизнес-аналитическую информацию в течении обследования.
• Эксперты предметной области. Имеют опыт в некоторых аспектах ситуации и могут поставлять бизнес-аналитическую информацию. Часто направляет и помогает бизнес-аналитику для выявления соответствующих источников исследования, и может помочь организовать исследования, эксперименты, и облегчает выявление.
• Конечные пользователи. Пользователи будущего или существующего решения, которые должны принимать участие в обследовании
• Эксперт реализации. Проектирует и реализует решение и проводит специальную экспертизу. Так же может участвовать в обследовании задавая уточняющие вопросы и предлагая альтернативы.
• Спонсор. Утверждает и убеждается в том, что заинтересованные стороны принимают необходимое участие в обследовании
• Любые заинтересованные стороны. Должны иметь релевантные знания или опыт для участия в обследовании

Результаты

• Результаты обследования (неподтвержденные). Зафиксированная информация в формате, предусмотренном для обследования

Подтверждение результатов обследования

Цель

Цель подтверждения результатов обследования – это проверить информацию собранную в течение сессии обследования на точность и соответствие другой информации.

Описание

Выявленная информация подтверждается для выявления и решения любых проблем, до того как будут потрачены ресурсы основанные на этой информации. Этот шаг может вскрыть ошибки, упущения, конфликты и двусмысленности
Результаты обследования могут сравниваться друг с результатами полученных из других источников и результатами других обследований для подтверждения их согласованности. Сотрудничество с заинтересованными сторонами может быть необходимым для подтверждения того, что предоставленная ими информация была правильно зафиксирована и что они согласны с результатами обследования. Если информация не корректная, бизнес-аналитик вносит правки, которые могут потребовать дополнительное обследование. Выделение ресурсов для бизнес-анализа основанные на не подтвержденной информации могут означать,, что заинтересованные стороны не будут удовлетворены. Если результаты противоречивы, может потребоваться дополнительное обследование, для устранения дисбаланса
Подтверждение результатов обследования является гораздо менее строгим и формальным, чем непосредственно выполнение анализа.

Входные данные

• Результаты обследования (неподтвержденные). Зафиксированная информация в формате, предусмотренном для обследования

Рисунок «Подтверждение результатов обследования»

Элементы

Сравнение результатов обследования с исходной информацией

Задача проведения обследования (см выше) описывает источники из которых может поступать информация, в том числе документы и знания заинтересованных сторон. Бизнес-аналитик должен провести встречи, после того как заинтересованные стороны исправят результаты обследования. Заинтересованные стороны так же могут подтвердить результаты обследования независимо друг от друга.

Сравнение результатов обследования с результатами других обследований

Бизнес-аналитик сравнивает результаты собранные в течение проведения множеств обследований для подтверждения того, что информация последовательна и точно представлена. Если сравнение проваливается, бизнес-аналитик представляет различные варианты результатов для разрешения конфликта требований совместно с заинтересованными сторонами. Сравнение может быть выполнено с помощью исторических данных для подтверждения свежих результатов.
Не соответствия в в результатах обследования часто вскрываются когда бизнес-аналитик разрабатывает спецификацию или модель. Эти модели могут разрабатываться в течение выполнения обследования для улучшения взаимодействия.

Правила и инструменты

• План обследования используется как руководство для сравнения альтернативных источников и для выбора того какие результаты обследования следует сравнивать.
• Существующая бизнес-аналитическая информация может быть использована для подтверждения результатов обследования или для разработки дополнительных вопросов для выявления дополнительных деталей.

Техники

• Анализ документов (Document Analysis). Используется для подтверждения результатов обследования. Сравнение происходит с другими источниками информации и другими документами.
• Интервью (Interviews) используется для подтверждения бизнес-аналитической информации и подтверждения правильной интеграции этой информации.
• Обзоры (Reviews) используется для подтверждения набора результатов обследования. Такие обзоры могут быть неформальными или формальными в зависимости от риска не получить корректную, полезную и релевантную информацию.
• Семинары (Workshops) используется для проведения обзоров результатов обследования с любым уровнем формализма. Предопределенные повестка дня, скрипты или сценарии тестирования могут быть использованы для прохождения по результатам обследования и получения обратной связи от участников и конспектирующих.

Заинтересованные стороны

• Эксперты предметной области. Люди с существенными знаниями, опытом и квалификацией в извлеченной бизнес-аналитической информации, или в изменениях, или в решениях, помогающие подтверждать корректность результатов обследования, и помогающие выявлять пропуски, несоответствия и конфликты в результатах обследования. Они могут также подтверждать правильность извлечения бизнес-аналитической информации.
• Любые заинтересованные стороны. Любые типы заинтересованных сторон могут принимать участие в подтверждении результатов.

Результат

• Результаты обследования (подтвержденные). Интегрированные выводы, которые бизнес-аналитик и другие заинтересованные стороны согласны считать корректным отражением выявленной информации и подтверждают, что они релевантны и полезны для последующей работы.

Обсуждение бизнес-аналитической информации

Цель

Цель обсуждения бизнес-аналитической информации – убедиться в том, что заинтересованные стороны имеют общее понимание бизнес-аналитической информации.

Описание

Бизнес-аналитики должны обсуждать соответствующую информацию с заинтересованными сторонами в правильное время и в требуем встречей формате. Рассмотрение происходит на языке, тоне и стиле свойственном аудитории.
Обсуждение бизнес-аналитической информации двунаправленное и итеративное. Оно зависит от конкретных получателей, контента, цели, контекста и ожидаемых результатов. Задача планирования вовлечения заинтересованных сторон (см.выше) оценивает связи потребностей и ожидаемых сообщений
Обсуждение информации подразумевает не просто вбрасывание информации, предполагая что она была получена и понята. Бизнес-аналитик вовлекает заинтересованные стороны для того чтобы убедиться, что они поняли информацию и согласны с ней. Бизнес-аналитик устраняет любые разногласия. Метод представления информации может стоит изменить, если заинтересованные стороны не воспринимают или не понимают ее. Разные формы обсуждения могут потребоваться для разной информации.

Входные данные

• Бизнес-аналитическая информация. Любой вид информации с любым уровнем детализации использующаяся в качестве входных данных или результатов в бизнес-аналитической работе. Бизнес-аналитическая информация становится входными данными для этой задачи когда потребности вскрываются в процессе общения и заинтересованные стороны предоставляют дополнительную информацию.
• Подходы вовлечения заинтересованных сторон. Описываются группы, роли и основные потребности заинтересованных сторон касательно обсуждаемой бизнес-аналитической информации.

Рисунок «Обсуждение бизнес-аналитической информации. Входные данные/результат»:

Элементы

Определение предмета и формата обсуждения

Пакеты бизнес-аналитической информации могут быть подготовлены по следующим причинам, но не ограничиваясь ими:

• Обсуждение требований и дизайна с заинтересованными сторонами
• Ранняя оценка качества и планирование
• Рассмотрение возможных альтернатив
• Формальных обзоров и одобрений
• Входных данных проекта решения
• Подтверждения контракта и обязательств
• Обслуживания для повторного использования

Первичная целью разработки пакетов является передача информации точно и в пригодном для использовании формате при осуществлении изменений. Для помощи в решении того, как представить требования, бизнес-аналитик может ответить на следующие вопросы:

• Кто аудитория пакета?
• Что каждый тип заинтересованной стороны поймет и должен понять из общения?
• Какой стиль общения и обучения предпочитает каждая заинтересованная сторона?
• Какая информация важна для обсуждения
• Презентация и формат пакета и информации включенной в пакет доступны данному типу аудитории?
• Как этот пакет будет поддерживать другие этапы?
• Есть ли какие-то нормативно-правовые или контрактные ограничения, которым необходимо соответствовать?

Возможные формы пакетов могут включать в себя:

• Формальную документацию. Обычно основана на шаблонах, используемых в организации и может включать в себя текст, матрицы и диаграммы. Это представление стабильно, легко к использованию и нацелено на длительное использование информации.
• Неформальную документацию. Может включать в себя текст, диаграммы или матрицы, которые использовались в процессе изменения, но не являются частью формального процесса в организации
• Презентация. Представляет высоко-уровневый обзор, подходящий для понимания целей изменения, функций решения или информации для поддержки принятия решения.

Рассмотрение представляет из себя лучший путь объединения и представления материалов для плотного и эффективного обмена мнениями с одной или более группами заинтересованных сторон. Пакеты могут храниться в различных онлайн или оффлайн репозиториях, включая документы и инструменты.

Обсуждение бизнес-аналитического пакета

Цель обсуждения бизнес-аналитического пакета – предоставить заинтересованным сторонам с, доступным уровнем детализации, информацию об изменениях так, чтобы они смогли ее полностью понять. Заинтересованным сторонам дают возможность обзора пакета, задать вопросы об информации и предложить любые опасения, какие у них есть.
Выделение подходящей платформы также важно. В целом платформы включат:

• Групповое взаимодействие. Использует обсуждение пакетов внутри группы соответствующих заинтересованных сторон одновременно. Это позволяет сразу обсудить информацию и связанные вопросы.
• Индивидуальное взаимодействие. Использует обсуждение пакета с одной заинтересованной стороной за раз. Может быть использовано для индивидуального понимания информации, когда групповой метод возможно, менее продуктивен или выдает худшие результаты.
• E-mail и другие невербальные методы. Используется для обсуждения пакетов, когда они уже неоднократно обсуждены и нет необходимости в вербальном пояснении, или такая необходимость мала.

Правила и инструменты

• Подходы бизнес-анализа. Описывают то, как разные типы информации будут распространяться и как будут распространятся. Так же описывает уровень детальности и требования к формату и частоте обсуждений и то, как обсуждение должно зависеть от числа и географического расположения заинтересованных сторон.
• Подходы управления информацией. Помогает определить как бизнес-аналитическая информация будет разбита на пакеты и обсуждена с заинтересованными сторонами.

Техники

• Интервью. Используется для индивидуального обсуждения информации с заинтересованными сторонами
• Обзоры. Используются для предоставления заинтересованным сторонам возможности выразить обратную связь, запросы на корректировки, необходимости понимания ответов и действий и согласие или предоставление разрешения. Обзоры могут быть использованы в процессе группового или индивидуального сотрудничества.
• Семинары. Используются для предоставления заинтересованным сторонам возможности выразить обратную связь, запросы на корректировки, необходимости понимания ответов и действий и согласие или предоставление разрешения. Обычно используются в течении группового сотрудничества.

Заинтересованные стороны

• Конечные пользователи. Необходимо в частое общение, так как они владеют соответствующей бизнес-аналитической информацией
• Потребители. Необходимо в частое общение, так как они владеют соответствующей бизнес-аналитической информацией
• Эксперт предметной области. Необходим для в понимании бизнес-аналитической информации в рамках подтверждения и проверки ее на протяжении всей инициативы изменения
• Эксперт реализации. Необходим для знания и понимания бизнес-аналитической информации, в частности требований и проектного решения в рамках целей реализации.
• Тестировщик. Необходим для знания и понимания бизнес-аналитической информации, в частности требований и проектного решения в рамках тестирования.
• Любые заинтересованные стороны. Все типы заинтересованных сторон вероятно нужны в обсуждении в какой-то точке инициативы изменений.

Результат

• Бизнес-аналитическая информация (обсужденная). Бизнес-аналитическая информация считается обсужденной когда целевые заинтересованные стороны достигли понимания контента и последствий.

Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами

Цель

Цель управления взаимодействием с заинтересованными сторонами – это призвать заинтересованные стороны работать совместно для достижения общей цели.

Описание

Бизнес-аналитическая работа предполагает сама по себе множество возможностей для взаимодействия между группами заинтересованных сторон по мере создания результатов бизнес-анализа. Заинтересованные стороны имеют различные степени влияния и власти для одобрения работы, и так же являются важным источником потребностей, ограничений и предложений. По мере продвижения бизнес-аналитической работы, бизнес-аналитик выявляет заинтересованные стороны, подтверждает их роли, и общается с ними для того чтобы убедиться что заинтересованные стороны принимают правильное участие в правильное время и соответствующих ролях.

Управление взаимодействием заинтересованных сторон это постоянная активность. Вообще-то управление сотрудничество заинтересованных сторон начинается однажды, когда заинтересованные стороны определены и проанализированы, новые заинтересованные стороны могут быть выявлены в любой точке выполнения инициативы. Сразу как новые заинтересованные стороны определены, их роль, влияния и отношения к инициативе анализируются. Каждая роль заинтересованной стороны, ее ответственность, влияние, отношение и власть могут меняться с течением времени
Чем значительнее видимое изменение в организации, тем более плотным должно быть общение с заинтересованными сторонами. Бизнес-аналитик управляет взаимодействием с заинтересованными сторонами для закрепления позитивного восприятия, а так же смягчения или избегания негативной реакции. Бизнес-аналитик должен постоянно мониторировать и оценивать отношение каждой заинтересованной стороны, чтобы определить может ли это повлиять на бизнес-анализ.

Бедные отношения с заинтересованными сторонами могут во многом предопределить воздействие на бизнес-анализ, включая:

• Провал в предоставлении качественной информации
• Сильные негативные реакции на неудачи и препятствия
• Сопротивление изменениям
• Отсутствие поддержки и участия в бизнес-анализе
• Бизнес-аналитическая информация будет проигнорирована

Эти эффекты можно изменить частично с помощью силу, позитива и отношений построенных на доверии с заинтересованными сторонами. Бизнес-аналитик активно управляет отношениями с заинтересованными сторонами, которые:

• Предоставляют услуги бизнес-аналитику, включая входные данные для бизнес-аналитических задач и другие сопровождающие активности
• Зависят от услуг предоставляемых бизнес-аналитиком, включая результаты бизнес-аналитических задача
• Участвуют в выполнении бизнес-аналитических задач

Входные данные

• Подход к вовлечению заинтересованных сторон. Описывает типы для ожидаемого вовлечения заинтересованных сторон и то как вовлечением можно будет управлять.
• Оценка выполнения бизнес-анализа. Предоставляет ключевую информацию об эффективности выполнения бизнес-аналитических задач, включая вовлечение заинтересованных сторон.

Рисунок «Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами входные данные/результат»:

Элементы

Получение соглашения об обязательствах

Заинтересованным сторонам принимающим участие в бизнес-анализе могут потребоваться время и ресурсы под обязательства. Бизнес-аналитик и заинтересованные стороны выявляют и утверждают свои обязательства как можно раньше. Отдельные детали обязательств могут обсуждаться формально или не формально, так долго как это будет необходимо для полного понимания ожидаемых и желаемых результатов обязательств.
Могут потребоваться диалог и переговоры относительно условий обязательств. Навыки эффективных переговоров, общения и разрешения конфликтов очень важны для эффективного управления заинтересованными сторонами (см. переговоры и разрешение конфликтов)

Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон

Бизнес-аналитики отслеживают участие и производительность заинтересованных сторон чтобы убедиться что:

• Эксперт предметной области выбран правильно и другие заинтересованные стороны участвуют эффективно
• Отношение заинтересованных сторон и их интерес остаются постоянными или увеличиваются
• Результаты обследования подтверждены вовремя
• Соглашения и обязательства выполняются

Бизнес-аналитики продолжают отслеживать такие риски как:

• Отвлечение заинтересованных сторон на другие работы
• Обследование не проводилось на требуемом уровне качества
• Задержки утверждения

Сотрудничество

Заинтересованные стороны, вероятно, поддержат изменения, если бизнес-аналитик будет взаимодействовать с ними и вовлекать в поток информации, идей и инноваций. По настоящему вовлечение заинтересованных сторон требует чтобы все заинтересованные стороны чувствовали что их слышат, их мнение значимо и их вклад оценен. Взаимодействие с заинтересованными сторонами должны быть регулярно, частым, и двунаправленным в плане коммуникации. Отношения, построенные на взаимодействии помогают поддерживать свободный поток информации, когда происходят препятствия или не удачи, и содействуют общим усилиям в решении проблемы для достижения желаемого результата.

Правила и стандарты

• Подходы бизнес-анализа. Описывают природы и уровень требуемого взаимодействия от каждой группы заинтересованных сторон для выполнения запланированной бизнес-аналитической работы
• Цели бизнеса. Описывают желаемое направление потребностей для достижения будущего состояния. Они могут быть использованы для фокусирования желаний заинтересованных сторон на общем виденье желаемых результатов бизнеса.
• Описание будущего состояния. Определяет желаемое будущее состояние и ожидаемые ценности которые могут быть использованы для фокусирования заинтересованных сторон на общей цели.
• Рекомендованные действия. Для улучшения ценности решения должно быть выполнено обсуждение. Это может помочь мотивировать поддержку и сфокусировать заинтересованные стороны на общей цели.
• Результат анализа рисков. Риски, ассоциированные с взаимодействием с заинтересованными сторонами необходимо адресовать для проверки и разрешения заинтересованным сторонам.

Техники

• Совместные игры (Collaborative Games). Используются для симуляции командной работы и взаимодействия с временным погружением участников в безопасную и веселую ситуацию, в которой они могут поделиться своими знаниями и опытом в заданной теме, выявить скрытые предположения и исследовать эти знания способами, которые не возможны при обычном взаимодействии.
• Выученные уроки (Lessons Learned). Используются для понимания удовлетворения или неудовлетворения заинтересованными сторонами, чтобы предложить им возможность помочь улучшить рабочие отношения.
• Управление и анализ рисков (Risk Analysis and Management). Используется для выявления и управления рисками, того как они могут повлиять на вовлеченность заинтересованных сторон в участие и взаимодействие.
• Список заинтересованных сторон, карта или люди (Stakeholder List, Map, or Personas). Используются для определения того, кто доступен для участия в бизнес-анализе, показывает неформальные отношения между заинтересованных сторонами и дает понимание какую из заинтересованных сторон следует проконсультировать о различных типах бизнес-аналитической информации.

Заинтересованные стороны

• Все заинтересованные стороны. Все типы заинтересованных сторон кто может привлекаться к бизнес-анализу.

Результат

• Вовлечение заинтересованных сторон. Готовность заинтересованных сторон к вовлечению в бизнес-анализ и взаимодействию с бизнес-аналитиков когда это будет необходимо.

Перевод выполнил: Соколовский Николай (sokolovskynik@gmail.com).